Как упростить систему ведения документооборота?

В наши дни, в сравнении с советской эпохи, в плане бюрократизации государства практически ничего не изменилось, более того, объем документооборота существенно вырос, что не могло не заставить многих прогрессивных руководителей задуматься над его оптимизацией и упрощением, благо современные технологии позволяют сделать это, не прилагая каких-либо сверхусилий.

Мы имеем ввиду т.н. электронный документооборот, позволяющий избавиться от необходимости дублирования отдельных документов в бумажном виде. Речь идет о специально разработанной онлайн системе, например, такой, как Диадок, которая обеспечивает возможность передачи документов между организациями посредством глобальной Сети.

Такая система электронного документооборота обладает целым набором несомненных преимуществ. Во-первых, ее очень легко освоить, причем, даже тем людям, кто знаком только с основами компьютерной азбуки. Во-вторых, данная система лишает вам необходимости создания обширных архивов, содержащих огромное количество документов, что, в свою очередь, порождает насущную проблему поиска необходимого в конкретный момент времени документа.

Далее, никто не застрахован от возникновения пожаров, которые легко расправляются с бумагой и заставляют затем решать проблему восстановления документации. Используя тот же Диадок, вы сможете хранить все документы в электронном виде и, в случае необходимости, быстро перевести их на бумагу. Естественно, чтобы воспользоваться подобным преимуществом, вам необходимо будет оформить эцп, т.е. электронную цифровую подпись, но эта проблема легко решается, особенно, если в штате ваших сотрудников присутствуют квалифицированные юристы.

К слову, электронная подпись может понадобиться вам и, скажем так, вне упомянутой нами системы, так что ее обязательно необходимо сделать, благо существуют компании, предоставляющие возможность купить эцп. Так или иначе, но еще одно преимущество электронного документооборота заключается в его скорости. Например, если ранее приходилось надеяться на оперативность почтовой доставки, которая могла занимать несколько дней (недель), то сейчас процесс обмена документами, к примеру, между филиалами компании занимает считанные секунды!

Последний момент весьма отраден, ведь, согласитесь, возможность оформить электронные счета-фактуры или прочие документы, потратив для того минимум времени, позволяет порой решить самые злободневные вопросы и проблемы. Это в свою очередь, способствует улучшению эффективности труда сотрудников и деятельности самого предприятия.